Vertrag über die Auftragsverarbeitung (AVV)

Fassung 1.3 · Stand: 7. Oktober 2026

Zwischen dem Kunden, der diesen Vertrag im Kundenkonto von MyAgents annimmt (nachfolgend „Kunde“ oder „Verantwortlicher“),
und Unternehmens- und Managementberatung Michael Dobmeier, Rathausstraße 2, 78086 Brigachtal, Deutschland (nachfolgend „SOLUMiDO.DiGiTAL“ oder „Auftragsverarbeiter“).

Teil A – Rahmenvereinbarung

§ 1 Gegenstand und Aufbau

Dieser Vertrag regelt die Verarbeitung personenbezogener Daten, die SOLUMiDO.DiGiTAL bei der Bereitstellung der Plattform MyAgents im Auftrag des Kunden durchführt (Art. 28 DSGVO). Er ergänzt die Allgemeinen Geschäftsbedingungen (AGB) von MyAgents.
Der Vertrag besteht aus dieser Rahmenvereinbarung (Teil A), den Standardvertragsklauseln der Europäischen Kommission nach Art. 28 Abs. 7 DSGVO gemäß Durchführungsbeschluss (EU) 2021/915 (Teil B, unverändert übernommen) und den Anhängen I bis IV.
Die Standardvertragsklauseln gehen allen anderen Regelungen vor, auch dieser Rahmenvereinbarung und den AGB (Klausel 4). Die Rahmenvereinbarung füllt nur die Punkte aus, die die Klauseln den Parteien überlassen.

§ 2 Abschluss in elektronischer Form

Der Vertrag wird in elektronischer Form geschlossen (Art. 28 Abs. 9 DSGVO): Eine für den Kunden vertretungsberechtigte Person nimmt ihn im Kundenkonto von MyAgents an. Diese Annahme ersetzt die Unterschrift nach Anhang I.

§ 3 Weisungen

Weisungen erteilt der Kunde über die Einstellungen der Plattform (zum Beispiel Freischaltung von Funktionen, Buchung der EU-Datenzone, Freigabe der Web-Recherche) oder in Textform an . Die Nutzung einer Funktion durch berechtigte Personen des Kunden gilt als Weisung, die dafür nötigen Daten zu verarbeiten.
Weisungsberechtigt sind die Personen, die im Kundenkonto die Rolle „Verwalter“ haben.

§ 4 Unterauftragsverarbeiter (zu Klausel 7.7)

Der Kunde genehmigt die in Anhang IV genannten Unterauftragsverarbeiter.
Über beabsichtigte Änderungen der Liste informiert SOLUMiDO.DiGiTAL mindestens 14 Tage vorher per E-Mail an die Verwalter des Kunden.
Der Kunde kann der Änderung innerhalb dieser Frist in Textform widersprechen. Widerspricht er, kann er den Vertrag über MyAgents ohne Einhaltung einer Frist zum Zeitpunkt der Änderung kündigen.
Nebenleistungen, bei denen SOLUMiDO.DiGiTAL keine Kundendaten im Auftrag verarbeiten lässt (zum Beispiel Telekommunikation, Post, Buchhaltung von SOLUMiDO.DiGiTAL), sind keine Unterauftragsverarbeitung.

§ 5 Daten, für die SOLUMiDO.DiGiTAL selbst verantwortlich ist

Vertrags-, Abrechnungs- und Kontaktdaten des Kunden sowie Rückmeldungen, die Nutzer über den Rückmeldeweg der Plattform an SOLUMiDO.DiGiTAL senden (einschließlich angehängter Bildschirmfotos), verarbeitet SOLUMiDO.DiGiTAL als eigener Verantwortlicher; dafür gilt die Datenschutzerklärung, § 9 gilt für sie nicht.

§ 6 Dienste, die der Kunde selbst hinzuschaltet

Schaltet der Kunde Dienste Dritter hinzu, die dabei nicht im Auftrag von SOLUMiDO.DiGiTAL arbeiten (zum Beispiel Web-Recherche über Microsoft Bing, Veröffentlichen auf LinkedIn, eigene E-Mail-Postfächer, Google Kalender oder Nextcloud), übermittelt SOLUMiDO.DiGiTAL Daten dorthin nur auf diese Weisung. Für diese Dritten ist SOLUMiDO.DiGiTAL nicht Auftraggeber; sie sind keine Unterauftragsverarbeiter.

§ 7 Nachweise und Kontrollen (zu Klausel 7.6)

SOLUMiDO.DiGiTAL weist die Einhaltung vorrangig durch Unterlagen nach (Beschreibung der technischen und organisatorischen Maßnahmen, Liste der Unterauftragsverarbeiter, auf Anfrage weitere Auskünfte).
Prüfungen vor Ort sind höchstens einmal im Kalenderjahr mit mindestens 14 Tagen Vorankündigung während der üblichen Geschäftszeiten möglich, bei Anzeichen für einen Verstoß auch öfter und kurzfristiger. Prüfer, die im Wettbewerb zu SOLUMiDO.DiGiTAL stehen, kann SOLUMiDO.DiGiTAL ablehnen.
Den nachgewiesenen Aufwand von SOLUMiDO.DiGiTAL für eine Prüfung vor Ort erstattet der Kunde in angemessener Höhe, es sei denn, die Prüfung deckt einen erheblichen Verstoß von SOLUMiDO.DiGiTAL auf.

§ 8 Meldung von Verletzungen (zu Klausel 9.2)

SOLUMiDO.DiGiTAL meldet eine Verletzung des Schutzes der Daten des Kunden unverzüglich per E-Mail an die Verwalter des Kunden.

§ 9 Laufzeit, Rückgabe und Löschung (zu Klausel 10)

Der Vertrag gilt, solange der Kunde MyAgents nutzt, und endet mit dem Vertrag über MyAgents.
Nach Vertragsende – bei einem Anbieterwechsel nach Ende des Übergangszeitraums oder dem früheren Vollzug des Wechsels – bleiben die Daten des Kunden 30 Tage abrufbar; in dieser Zeit erhält der Kunde auf Anforderung einen Export nach § 15 der AGB. Danach löscht SOLUMiDO.DiGiTAL die Daten des Kunden. Wünscht der Kunde die Löschung früher, erfolgt sie auf Weisung. Die Daten eines einzelnen gekündigten Moduls bleiben nach dem Ende des Moduls 90 Tage abrufbar und werden danach gelöscht; endet der Vertrag vorher, gilt für sie die längere der beiden Fristen.
Kopien in den Datensicherungen werden nicht einzeln gelöscht, sondern mit dem regulären Ablauf der Sicherungen überschrieben (in der Regel nach höchstens sechs Monaten). Bis dahin bleiben sie verschlüsselt und werden nur zur Wiederherstellung genutzt.
Daten, die SOLUMiDO.DiGiTAL aufgrund gesetzlicher Pflichten aufbewahren muss, bleiben bis zum Ende der Pflicht gesperrt gespeichert.

§ 10 Haftung

Im Verhältnis zwischen den Parteien gelten die Haftungsregeln der AGB, soweit die DSGVO und die Standardvertragsklauseln dem nicht entgegenstehen.

§ 11 Änderungen

Änderungen dieses Vertrags teilt SOLUMiDO.DiGiTAL dem Kunden in Textform mit. Eine geänderte Fassung wird erst wirksam, wenn der Kunde sie im Kundenkonto annimmt; bis dahin gilt die bisherige Fassung. Aktualisierungen der Anhänge, die die Klauseln selbst vorsehen, bleiben davon unberührt; für Anhang IV gilt § 4.

Teil B – Standardvertragsklauseln (Durchführungsbeschluss (EU) 2021/915)

Wortlaut unverändert nach Amtsblatt der Europäischen Union L 199 vom 7. Juni 2021, S. 18. Gewählte Optionen: Klausel 1 a) und Klauseln 8, 9 Option 1 (Verordnung (EU) 2016/679); Klausel 7.7 allgemeine schriftliche Genehmigung mit einer Frist von 14 Tagen; Klausel 5 nicht vereinbart.

ABSCHNITT I

Klausel 1 – Zweck und Anwendungsbereich

a) Mit diesen Standardvertragsklauseln (im Folgenden „Klauseln“) soll die Einhaltung von Artikel 28 Absätze 3 und 4 der Verordnung (EU) 2016/679 des Europäischen Parlaments und des Rates vom 27. April 2016 zum Schutz natürlicher Personen bei der Verarbeitung personenbezogener Daten, zum freien Datenverkehr und zur Aufhebung der Richtlinie 95/46/EG (Datenschutz-Grundverordnung) sichergestellt werden.

b) Die in Anhang I aufgeführten Verantwortlichen und Auftragsverarbeiter haben diesen Klauseln zugestimmt, um die Einhaltung von Artikel 28 Absätze 3 und 4 der Verordnung (EU) 2016/679 und/oder Artikel 29 Absätze 3 und 4 der Verordnung (EU) 2018/1725 zu gewährleisten.

c) Diese Klauseln gelten für die Verarbeitung personenbezogener Daten gemäß Anhang II.

d) Die Anhänge I bis IV sind Bestandteil der Klauseln.

e) Diese Klauseln gelten unbeschadet der Verpflichtungen, denen der Verantwortliche gemäß der Verordnung (EU) 2016/679 und/oder der Verordnung (EU) 2018/1725 unterliegt.

f) Diese Klauseln stellen für sich allein genommen nicht sicher, dass die Verpflichtungen im Zusammenhang mit internationalen Datenübermittlungen gemäß Kapitel V der Verordnung (EU) 2016/679 und/oder der Verordnung (EU) 2018/1725 erfüllt werden.

Klausel 2 – Unabänderbarkeit der Klauseln

a) Die Parteien verpflichten sich, die Klauseln nicht zu ändern, es sei denn, zur Ergänzung oder Aktualisierung der in den Anhängen angegebenen Informationen.

b) Dies hindert die Parteien nicht daran die in diesen Klauseln festgelegten Standardvertragsklauseln in einen umfangreicheren Vertrag aufzunehmen und weitere Klauseln oder zusätzliche Garantien hinzuzufügen, sofern diese weder unmittelbar noch mittelbar im Widerspruch zu den Klauseln stehen oder die Grundrechte oder Grundfreiheiten der betroffenen Personen beschneiden.

Klausel 3 – Auslegung

a) Werden in diesen Klauseln die in der Verordnung (EU) 2016/679 bzw. der Verordnung (EU) 2018/1725 definierten Begriffe verwendet, so haben diese Begriffe dieselbe Bedeutung wie in der betreffenden Verordnung.

b) Diese Klauseln sind im Lichte der Bestimmungen der Verordnung (EU) 2016/679 bzw. der Verordnung (EU) 2018/1725 auszulegen.

c) Diese Klauseln dürfen nicht in einer Weise ausgelegt werden, die den in der Verordnung (EU) 2016/679 oder der Verordnung (EU) 2018/1725 vorgesehenen Rechten und Pflichten zuwiderläuft oder die Grundrechte oder Grundfreiheiten der betroffenen Personen beschneidet.

Klausel 4 – Vorrang

Im Falle eines Widerspruchs zwischen diesen Klauseln und den Bestimmungen damit zusammenhängender Vereinbarungen, die zwischen den Parteien bestehen oder später eingegangen oder geschlossen werden, haben diese Klauseln Vorrang.

Klausel 5 – fakultativ (Kopplungsklausel)

Nicht vereinbart.

ABSCHNITT II – Pflichten der Parteien

Klausel 6 – Beschreibung der Verarbeitung

Die Einzelheiten der Verarbeitungsvorgänge, insbesondere die Kategorien personenbezogener Daten und die Zwecke, für die die personenbezogenen Daten im Auftrag des Verantwortlichen verarbeitet werden, sind in Anhang II aufgeführt.

Klausel 7 – Pflichten der Parteien

7.1. Weisungen

a) Der Auftragsverarbeiter verarbeitet personenbezogene Daten nur auf dokumentierte Weisung des Verantwortlichen, es sei denn, er ist nach Unionsrecht oder nach dem Recht eines Mitgliedstaats, dem er unterliegt, zur Verarbeitung verpflichtet. In einem solchen Fall teilt der Auftragsverarbeiter dem Verantwortlichen diese rechtlichen Anforderungen vor der Verarbeitung mit, sofern das betreffende Recht dies nicht wegen eines wichtigen öffentlichen Interesses verbietet. Der Verantwortliche kann während der gesamten Dauer der Verarbeitung personenbezogener Daten weitere Weisungen erteilen. Diese Weisungen sind stets zu dokumentieren.

b) Der Auftragsverarbeiter informiert den Verantwortlichen unverzüglich, wenn er der Auffassung ist, dass vom Verantwortlichen erteilte Weisungen gegen die Verordnung (EU) 2016/679, die Verordnung (EU) 2018/1725 oder geltende Datenschutzbestimmungen der Union oder der Mitgliedstaaten verstoßen.

7.2. Zweckbindung

Der Auftragsverarbeiter verarbeitet die personenbezogenen Daten nur für den/die in Anhang II genannten spezifischen Zweck(e), sofern er keine weiteren Weisungen des Verantwortlichen erhält.

7.3. Dauer der Verarbeitung personenbezogener Daten

Die Daten werden vom Auftragsverarbeiter nur für die in Anhang II angegebene Dauer verarbeitet.

7.4. Sicherheit der Verarbeitung

a) Der Auftragsverarbeiter ergreift mindestens die in Anhang III aufgeführten technischen und organisatorischen Maßnahmen, um die Sicherheit der personenbezogenen Daten zu gewährleisten. Dies umfasst den Schutz der Daten vor einer Verletzung der Sicherheit, die, ob unbeabsichtigt oder unrechtmäßig, zur Vernichtung, zum Verlust, zur Veränderung oder zur unbefugten Offenlegung von beziehungsweise zum unbefugten Zugang zu den Daten führt (im Folgenden „Verletzung des Schutzes personenbezogener Daten“). Bei der Beurteilung des angemessenen Schutzniveaus tragen die Parteien dem Stand der Technik, den Implementierungskosten, der Art, dem Umfang, den Umständen und den Zwecken der Verarbeitung sowie den für die betroffenen Personen verbundenen Risiken gebührend Rechnung.

b) Der Auftragsverarbeiter gewährt seinem Personal nur insoweit Zugang zu den personenbezogenen Daten, die Gegenstand der Verarbeitung sind, als dies für die Durchführung, Verwaltung und Überwachung des Vertrags unbedingt erforderlich ist. Der Auftragsverarbeiter gewährleistet, dass sich die zur Verarbeitung der erhaltenen personenbezogenen Daten befugten Personen zur Vertraulichkeit verpflichtet haben oder einer angemessenen gesetzlichen Verschwiegenheitspflicht unterliegen.

7.5. Sensible Daten

Falls die Verarbeitung personenbezogene Daten betrifft, aus denen die rassische oder ethnische Herkunft, politische Meinungen, religiöse oder weltanschauliche Überzeugungen oder die Gewerkschaftszugehörigkeit hervorgehen, oder die genetische Daten oder biometrische Daten zum Zweck der eindeutigen Identifizierung einer natürlichen Person, Daten über die Gesundheit, das Sexualleben oder die sexuelle Ausrichtung einer Person oder Daten über strafrechtliche Verurteilungen und Straftaten enthalten (im Folgenden „sensible Daten“), wendet der Auftragsverarbeiter spezielle Beschränkungen und/oder zusätzlichen Garantien an.

7.6. Dokumentation und Einhaltung der Klauseln

a) Die Parteien müssen die Einhaltung dieser Klauseln nachweisen können.

b) Der Auftragsverarbeiter bearbeitet Anfragen des Verantwortlichen bezüglich der Verarbeitung von Daten gemäß diesen Klauseln umgehend und in angemessener Weise.

c) Der Auftragsverarbeiter stellt dem Verantwortlichen alle Informationen zur Verfügung, die für den Nachweis der Einhaltung der in diesen Klauseln festgelegten und unmittelbar aus der Verordnung (EU) 2016/679 und/oder der Verordnung (EU) 2018/1725 hervorgehenden Pflichten erforderlich sind. Auf Verlangen des Verantwortlichen gestattet der Auftragsverarbeiter ebenfalls die Prüfung der unter diese Klauseln fallenden Verarbeitungstätigkeiten in angemessenen Abständen oder bei Anzeichen für eine Nichteinhaltung und trägt zu einer solchen Prüfung bei. Bei der Entscheidung über eine Überprüfung oder Prüfung kann der Verantwortliche einschlägige Zertifizierungen des Auftragsverarbeiters berücksichtigen.

d) Der Verantwortliche kann die Prüfung selbst durchführen oder einen unabhängigen Prüfer beauftragen. Die Prüfungen können auch Inspektionen in den Räumlichkeiten oder physischen Einrichtungen des Auftragsverarbeiters umfassen und werden gegebenenfalls mit angemessener Vorankündigung durchgeführt.

e) Die Parteien stellen der/den zuständigen Aufsichtsbehörde(n) die in dieser Klausel genannten Informationen, einschließlich der Ergebnisse von Prüfungen, auf Anfrage zur Verfügung.

7.7. Einsatz von Unterauftragsverarbeitern

a) Der Auftragsverarbeiter besitzt die allgemeine Genehmigung des Verantwortlichen für die Beauftragung von Unterauftragsverarbeitern, die in einer vereinbarten Liste aufgeführt sind. Der Auftragsverarbeiter unterrichtet den Verantwortlichen mindestens 14 Tage im Voraus ausdrücklich in schriftlicher Form über alle beabsichtigten Änderungen dieser Liste durch Hinzufügen oder Ersetzen von Unterauftragsverarbeitern und räumt dem Verantwortlichen damit ausreichend Zeit ein, um vor der Beauftragung des/der betreffenden Unterauftragsverarbeiter/s Einwände gegen diese Änderungen erheben zu können. Der Auftragsverarbeiter stellt dem Verantwortlichen die erforderlichen Informationen zur Verfügung, damit dieser sein Widerspruchsrecht ausüben kann.

b) Beauftragt der Auftragsverarbeiter einen Unterauftragsverarbeiter mit der Durchführung bestimmter Verarbeitungstätigkeiten (im Auftrag des Verantwortlichen), so muss diese Beauftragung im Wege eines Vertrags erfolgen, der dem Unterauftragsverarbeiter im Wesentlichen dieselben Datenschutzpflichten auferlegt wie diejenigen, die für den Auftragsverarbeiter gemäß diesen Klauseln gelten. Der Auftragsverarbeiter stellt sicher, dass der Unterauftragsverarbeiter die Pflichten erfüllt, denen der Auftragsverarbeiter entsprechend diesen Klauseln und gemäß der Verordnung (EU) 2016/679 und/oder der Verordnung (EU) 2018/1725 unterliegt.

c) Der Auftragsverarbeiter stellt dem Verantwortlichen auf dessen Verlangen eine Kopie einer solchen Untervergabevereinbarung und etwaiger späterer Änderungen zur Verfügung. Soweit es zum Schutz von Geschäftsgeheimnissen oder anderen vertraulichen Informationen, einschließlich personenbezogener Daten notwendig ist, kann der Auftragsverarbeiter den Wortlaut der Vereinbarung vor der Weitergabe einer Kopie unkenntlich machen.

d) Der Auftragsverarbeiter haftet gegenüber dem Verantwortlichen in vollem Umfang dafür, dass der Unterauftragsverarbeiter seinen Pflichten gemäß dem mit dem Auftragsverarbeiter geschlossenen Vertrag nachkommt. Der Auftragsverarbeiter benachrichtigt den Verantwortlichen, wenn der Unterauftragsverarbeiter seine vertraglichen Pflichten nicht erfüllt.

e) Der Auftragsverarbeiter vereinbart mit dem Unterauftragsverarbeiter eine Drittbegünstigtenklausel, wonach der Verantwortliche – im Falle, dass der Auftragsverarbeiter faktisch oder rechtlich nicht mehr besteht oder zahlungsunfähig ist – das Recht hat, den Untervergabevertrag zu kündigen und den Unterauftragsverarbeiter anzuweisen, die personenbezogenen Daten zu löschen oder zurückzugeben.

7.8. Internationale Datenübermittlungen

a) Jede Übermittlung von Daten durch den Auftragsverarbeiter an ein Drittland oder eine internationale Organisation erfolgt ausschließlich auf der Grundlage dokumentierter Weisungen des Verantwortlichen oder zur Einhaltung einer speziellen Bestimmung nach dem Unionsrecht oder dem Recht eines Mitgliedstaats, dem der Auftragsverarbeiter unterliegt, und muss mit Kapitel V der Verordnung (EU) 2016/679 oder der Verordnung (EU) 2018/1725 im Einklang stehen.

b) Der Verantwortliche erklärt sich damit einverstanden, dass in Fällen, in denen der Auftragsverarbeiter einen Unterauftragsverarbeiter gemäß Klausel 7.7 für die Durchführung bestimmter Verarbeitungstätigkeiten (im Auftrag des Verantwortlichen) in Anspruch nimmt und diese Verarbeitungstätigkeiten eine Übermittlung personenbezogener Daten im Sinne von Kapitel V der Verordnung (EU) 2016/679 beinhalten, der Auftragsverarbeiter und der Unterauftragsverarbeiter die Einhaltung von Kapitel V der Verordnung (EU) 2016/679 sicherstellen können, indem sie Standardvertragsklauseln verwenden, die von der Kommission gemäß Artikel 46 Absatz 2 der Verordnung (EU) 2016/679 erlassen wurden, sofern die Voraussetzungen für die Anwendung dieser Standardvertragsklauseln erfüllt sind.

Klausel 8 – Unterstützung des Verantwortlichen

a) Der Auftragsverarbeiter unterrichtet den Verantwortlichen unverzüglich über jeden Antrag, den er von der betroffenen Person erhalten hat. Er beantwortet den Antrag nicht selbst, es sei denn, er wurde vom Verantwortlichen dazu ermächtigt.

b) Unter Berücksichtigung der Art der Verarbeitung unterstützt der Auftragsverarbeiter den Verantwortlichen bei der Erfüllung von dessen Pflicht, Anträge betroffener Personen auf Ausübung ihrer Rechte zu beantworten. Bei der Erfüllung seiner Pflichten gemäß den Buchstaben a und b befolgt der Auftragsverarbeiter die Weisungen des Verantwortlichen.

c) Abgesehen von der Pflicht des Auftragsverarbeiters, den Verantwortlichen gemäß Klausel 8 Buchstabe b zu unterstützen, unterstützt der Auftragsverarbeiter unter Berücksichtigung der Art der Datenverarbeitung und der ihm zur Verfügung stehenden Informationen den Verantwortlichen zudem bei der Einhaltung der folgenden Pflichten:

Pflicht zur Durchführung einer Abschätzung der Folgen der vorgesehenen Verarbeitungsvorgänge für den Schutz personenbezogener Daten (im Folgenden „Datenschutz-Folgenabschätzung“), wenn eine Form der Verarbeitung voraussichtlich ein hohes Risiko für die Rechte und Freiheiten natürlicher Personen zur Folge hat;
Pflicht zur Konsultation der zuständigen Aufsichtsbehörde(n) vor der Verarbeitung, wenn aus einer Datenschutz-Folgenabschätzung hervorgeht, dass die Verarbeitung ein hohes Risiko zur Folge hätte, sofern der Verantwortliche keine Maßnahmen zur Eindämmung des Risikos trifft;
Pflicht zur Gewährleistung, dass die personenbezogenen Daten sachlich richtig und auf dem neuesten Stand sind, indem der Auftragsverarbeiter den Verantwortlichen unverzüglich unterrichtet, wenn er feststellt, dass die von ihm verarbeiteten personenbezogenen Daten unrichtig oder veraltet sind;
Verpflichtungen gemäß Artikel 32 der Verordnung (EU) 2016/679.

d) Die Parteien legen in Anhang III die geeigneten technischen und organisatorischen Maßnahmen zur Unterstützung des Verantwortlichen durch den Auftragsverarbeiter bei der Anwendung dieser Klausel sowie den Anwendungsbereich und den Umfang der erforderlichen Unterstützung fest.

Klausel 9 – Meldung von Verletzungen des Schutzes personenbezogener Daten

Im Falle einer Verletzung des Schutzes personenbezogener Daten arbeitet der Auftragsverarbeiter mit dem Verantwortlichen zusammen und unterstützt ihn entsprechend, damit der Verantwortliche seinen Verpflichtungen gemäß den Artikeln 33 und 34 der Verordnung (EU) 2016/679 oder gegebenenfalls den Artikeln 34 und 35 der Verordnung (EU) 2018/1725 nachkommen kann, wobei der Auftragsverarbeiter die Art der Verarbeitung und die ihm zur Verfügung stehenden Informationen berücksichtigt.

9.1. Verletzung des Schutzes der vom Verantwortlichen verarbeiteten Daten

Im Falle einer Verletzung des Schutzes personenbezogener Daten im Zusammenhang mit den vom Verantwortlichen verarbeiteten Daten unterstützt der Auftragsverarbeiter den Verantwortlichen wie folgt:

a) bei der unverzüglichen Meldung der Verletzung des Schutzes personenbezogener Daten an die zuständige(n) Aufsichtsbehörde(n), nachdem dem Verantwortlichen die Verletzung bekannt wurde, sofern relevant (es sei denn, die Verletzung des Schutzes personenbezogener Daten führt voraussichtlich nicht zu einem Risiko für die persönlichen Rechte und Freiheiten natürlicher Personen);

b) bei der Einholung der folgenden Informationen, die gemäß Artikel 33 Absatz 3 der Verordnung (EU) 2016/679 in der Meldung des Verantwortlichen anzugeben sind, wobei diese Informationen mindestens Folgendes umfassen müssen:

die Art der personenbezogenen Daten, soweit möglich, mit Angabe der Kategorien und der ungefähren Zahl der betroffenen Personen sowie der Kategorien und der ungefähren Zahl der betroffenen personenbezogenen Datensätze;
die wahrscheinlichen Folgen der Verletzung des Schutzes personenbezogener Daten;
die vom Verantwortlichen ergriffenen oder vorgeschlagenen Maßnahmen zur Behebung der Verletzung des Schutzes personenbezogener Daten und gegebenenfalls Maßnahmen zur Abmilderung ihrer möglichen nachteiligen Auswirkungen.

Wenn und soweit nicht alle diese Informationen zur gleichen Zeit bereitgestellt werden können, enthält die ursprüngliche Meldung die zu jenem Zeitpunkt verfügbaren Informationen, und weitere Informationen werden, sobald sie verfügbar sind, anschließend ohne unangemessene Verzögerung bereitgestellt;

c) bei der Einhaltung der Pflicht gemäß Artikel 34 der Verordnung (EU) 2016/679, die betroffene Person unverzüglich von der Verletzung des Schutzes personenbezogener Daten zu benachrichtigen, wenn diese Verletzung voraussichtlich ein hohes Risiko für die Rechte und Freiheiten natürlicher Personen zur Folge hat.

9.2. Verletzung des Schutzes der vom Auftragsverarbeiter verarbeiteten Daten

Im Falle einer Verletzung des Schutzes personenbezogener Daten im Zusammenhang mit den vom Auftragsverarbeiter verarbeiteten Daten meldet der Auftragsverarbeiter diese dem Verantwortlichen unverzüglich, nachdem ihm die Verletzung bekannt wurde. Diese Meldung muss zumindest folgende Informationen enthalten:

a) eine Beschreibung der Art der Verletzung (möglichst unter Angabe der Kategorien und der ungefähren Zahl der betroffenen Personen und der ungefähren Zahl der betroffenen Datensätze);

b) Kontaktdaten einer Anlaufstelle, bei der weitere Informationen über die Verletzung des Schutzes personenbezogener Daten eingeholt werden können;

c) die voraussichtlichen Folgen und die ergriffenen oder vorgeschlagenen Maßnahmen zur Behebung der Verletzung des Schutzes personenbezogener Daten, einschließlich Maßnahmen zur Abmilderung ihrer möglichen nachteiligen Auswirkungen.

Die Parteien legen in Anhang III alle sonstigen Angaben fest, die der Auftragsverarbeiter zur Verfügung zu stellen hat, um den Verantwortlichen bei der Erfüllung von dessen Pflichten gemäß Artikel 33 und 34 der Verordnung (EU) 2016/679 zu unterstützen.

ABSCHNITT III – Schlussbestimmungen

Klausel 10 – Verstöße gegen die Klauseln und Beendigung des Vertrags

a) Falls der Auftragsverarbeiter seinen Pflichten gemäß diesen Klauseln nicht nachkommt, kann der Verantwortliche – unbeschadet der Bestimmungen der Verordnung (EU) 2016/679 und/oder der Verordnung (EU) 2018/1725 – den Auftragsverarbeiter anweisen, die Verarbeitung personenbezogener Daten auszusetzen, bis er diese Klauseln einhält oder der Vertrag beendet ist. Der Auftragsverarbeiter unterrichtet den Verantwortlichen unverzüglich, wenn er aus welchen Gründen auch immer nicht in der Lage ist, diese Klauseln einzuhalten.

b) Der Verantwortliche ist berechtigt, den Vertrag zu kündigen, soweit er die Verarbeitung personenbezogener Daten gemäß diesen Klauseln betrifft, wenn

der Verantwortliche die Verarbeitung personenbezogener Daten durch den Auftragsverarbeiter gemäß Buchstabe a ausgesetzt hat und die Einhaltung dieser Klauseln nicht innerhalb einer angemessenen Frist, in jedem Fall aber innerhalb eines Monats nach der Aussetzung, wiederhergestellt wurde;
der Auftragsverarbeiter in erheblichem Umfang oder fortdauernd gegen diese Klauseln verstößt oder seine Verpflichtungen gemäß der Verordnung (EU) 2016/679 und/oder der Verordnung (EU) 2018/1725 nicht erfüllt;
der Auftragsverarbeiter einer bindenden Entscheidung eines zuständigen Gerichts oder der zuständigen Aufsichtsbehörde(n), die seine Pflichten gemäß diesen Klauseln, der Verordnung (EU) 2016/679 und/oder der Verordnung (EU) 2018/1725 zum Gegenstand hat, nicht nachkommt.

c) Der Auftragsverarbeiter ist berechtigt, den Vertrag zu kündigen, soweit er die Verarbeitung personenbezogener Daten gemäß diesen Klauseln betrifft, wenn der Verantwortliche auf der Erfüllung seiner Anweisungen besteht, nachdem er vom Auftragsverarbeiter darüber in Kenntnis gesetzt wurde, dass seine Anweisungen gegen geltende rechtliche Anforderungen gemäß Klausel 7.1 Buchstabe b verstoßen.

d) Nach Beendigung des Vertrags löscht der Auftragsverarbeiter nach Wahl des Verantwortlichen alle im Auftrag des Verantwortlichen verarbeiteten personenbezogenen Daten und bescheinigt dem Verantwortlichen, dass dies erfolgt ist, oder er gibt alle personenbezogenen Daten an den Verantwortlichen zurück und löscht bestehende Kopien, sofern nicht nach dem Unionsrecht oder dem Recht der Mitgliedstaaten eine Verpflichtung zur Speicherung der personenbezogenen Daten besteht. Bis zur Löschung oder Rückgabe der Daten gewährleistet der Auftragsverarbeiter weiterhin die Einhaltung dieser Klauseln.

Anhang I – Liste der Parteien

Verantwortlicher: der Kunde, der diesen Vertrag im Kundenkonto annimmt. Name, Anschrift und Kontaktperson ergeben sich aus den Stammdaten des Kundenkontos; die annehmende Person, der Zeitpunkt und die angenommene Fassung werden bei der Annahme gespeichert.

Auftragsverarbeiter: Unternehmens- und Managementberatung Michael Dobmeier (Geschäftsbezeichnung „SOLUMiDO.DiGiTAL“), Rathausstraße 2, 78086 Brigachtal, Deutschland. Kontaktperson: Michael Dobmeier, .

Anhang II – Beschreibung der Verarbeitung

Kategorien betroffener Personen

Beschäftigte, freie Mitarbeitende und sonstige Nutzer des Kunden
Kunden, Interessenten, Geschäftspartner und Lieferanten des Kunden sowie deren Ansprechpartner
Endkunden, denen der Kunde einen Portalzugang gibt
Teilnehmende von Maßnahmen des Kunden (bei Nutzung der Funktionen für Bildungsträger)
Besucher der Websites, die der Kunde mit MyAgents betreibt, soweit sie Formulare nutzen
sonstige Personen, die in Inhalten des Kunden vorkommen (Dokumente, E-Mails, Chats, Bilder)

Kategorien personenbezogener Daten

Konto- und Rollendaten: Name, E-Mail-Adresse, Rolle, Zugehörigkeit zum Kunden, Spracheinstellungen, Anmeldezeitpunkte, Anwesenheitsstatus in der Plattform
Inhalte der Zusammenarbeit mit KI-Kollegen und im Team: Chat-Nachrichten, Aufgaben, Notizen, erzeugte Texte und Bilder, Gedächtnis- und Lernnotizen der KI-Kollegen
Dokumente und Dateien, die der Kunde hochlädt oder anbindet, einschließlich Fotos, Videos und Sprachaufnahmen
Kalender- und Termindaten, bei Anbindung eines Postfachs E-Mails samt Absender, Empfänger und Anhängen
Arbeitszeit-, Verfügbarkeits- und Abwesenheitsdaten, Einsatz- und Schichtplanung
Kunden- und Kontaktdaten des Kunden (Kundenakte, Kundenportal), Belege und Vorgänge einschließlich Bankverbindungen auf Belegen
Daten zu Objekten, Fahrzeugen, Material, Unterweisungen und Rundgängen (bei Nutzung der Facility-Funktionen)
Anwesenheits- und Fehlzeiten von Teilnehmenden (bei Nutzung der Funktionen für Bildungsträger)
Nutzungs- und Abrechnungsdaten je Nutzer (Verbrauch der KI-Funktionen), Protokolle zur Fehlerbehebung

Sensible Daten und Schutzmaßnahmen

MyAgents ist nicht dafür ausgelegt, besondere Kategorien personenbezogener Daten (Art. 9 DSGVO) zu verarbeiten. Sie können dennoch anfallen:

Abwesenheitsart „Krankheit“ in Zeiterfassung und Fehlzeiten, ohne Diagnose. Schutz: sichtbar nur für die betroffene Person und die vom Kunden berechtigten Verwalter; keine Weitergabe außerhalb der beauftragten Funktionen.
Inhalte, die Nutzer frei eingeben (Chats, Dokumente, E-Mails), können sensible Daten enthalten. Der Kunde weist seine Nutzer an, solche Daten nur einzugeben, wenn es für die Aufgabe nötig ist.

Personenbilder: Bildmodelle, die das Aussehen einer Person nachbilden, um Bilder von ihr zu erzeugen. Sie dienen nicht der Identifizierung und sind deshalb keine biometrischen Daten im Sinne von Art. 9 DSGVO. Schutz: nur mit nachgewiesener ausdrücklicher Einwilligung der abgebildeten Person, die in der Plattform mit Datum gespeichert wird; Verarbeitung ausschließlich auf eigener Hardware des Auftragsverarbeiters, nicht bei externen KI-Anbietern; Löschung bei Widerruf.

Art der Verarbeitung

Speichern, Ordnen, Durchsuchen, Anzeigen, Verändern, Übermitteln an die in Anhang IV genannten Unterauftragsverarbeiter, Erzeugen von Texten und Bildern durch KI-Modelle, Versenden von Benachrichtigungen, Sichern und Löschen.

Zwecke

Bereitstellung der Plattform MyAgents mit den vom Kunden gebuchten KI-Kollegen und Funktionen; Betrieb, Sicherung und Wiederherstellung; Behebung von Störungen und Bearbeitung von Weisungen und Anfragen des Kunden zu seinen Daten. Rückmeldungen, die Nutzer freiwillig an SOLUMiDO.DiGiTAL senden, verarbeitet SOLUMiDO.DiGiTAL als eigener Verantwortlicher (Teil A § 5).

Dauer

Für die Laufzeit des Vertrags über MyAgents und die Fristen nach Teil A § 9.

Verarbeitung durch Unterauftragsverarbeiter

Gegenstand, Art und Dauer je Unterauftragsverarbeiter ergeben sich aus Anhang IV; die Dauer entspricht jeweils der Laufzeit dieses Vertrags.

Anhang III – Technische und organisatorische Maßnahmen

SOLUMiDO.DiGiTAL entwickelt die Maßnahmen weiter; Änderungen dürfen das Schutzniveau nicht senken. Die Gliederung folgt den Beispielen in Anhang III der Standardvertragsklauseln.

Physische Sicherheit der Verarbeitungsorte

Die Produktivsysteme laufen in nach ISO/IEC 27001 zertifizierten Rechenzentren der Hetzner Online GmbH in Deutschland; Zutrittsschutz und Überwachung stellt Hetzner.
Bildmodelle für Personenbilder werden auf einem eigenen Rechner von SOLUMiDO.DiGiTAL in Deutschland erzeugt und gespeichert. Seine Festplatte ist verschlüsselt, er ist von außen nicht erreichbar und holt Aufträge selbst über eine verschlüsselte Verbindung ab.

Identifizierung und Berechtigung der Nutzer

Anmeldung über einen eigenen Anmeldedienst; Passwörter werden nur als Hash gespeichert; Schutz gegen das Erraten von Passwörtern.
Gesperrte oder gelöschte Zugänge verlieren ihren Zugriff ohne Verzögerung.
Rollen mit abgestuften Rechten; jede Funktion prüft die Berechtigung auf dem Server.
Zugriffe von SOLUMiDO.DiGiTAL auf Kundendaten nur zur Behebung von Störungen und auf Anfrage des Kunden; Verwaltungsaktionen werden protokolliert.

Trennung der Daten verschiedener Kunden

Jeder Kunde hat ein eigenes Datenbankschema und einen eigenen Suchindex.
Test- und Entwicklungssysteme sind von den Produktivsystemen getrennt.

Schutz der Daten bei der Übermittlung

Verbindungen zur Plattform nur verschlüsselt (TLS).
Verwaltungszugänge zu den Servern nur über ein verschlüsseltes VPN; von außen ist nur der verschlüsselte Eingang erreichbar.

Schutz der Daten bei der Speicherung

Zugangsdaten zu fremden Diensten (E-Mail-Postfächer, Kalender, Nextcloud, soziale Netzwerke) werden verschlüsselt gespeichert.
Datensicherungen sind verschlüsselt.

Systemkonfiguration und Härtung

Firewall mit Standardregel „alles gesperrt“; automatische Sicherheitsupdates des Betriebssystems.
Jede Auslieferung durchläuft automatische Sicherheitsprüfungen und läuft zuerst auf einem getrennten Entwicklungssystem.

Protokollierung

Verwaltungsaktionen werden in einem Protokoll gespeichert, das nachträglich nicht geändert werden kann.
Fehlerprotokolle werden vor dem Speichern um Kontakt- und Bankdaten bereinigt.

Verfügbarkeit, Belastbarkeit und Wiederherstellung

Tägliche verschlüsselte Datensicherung auf einen getrennten Speicher und zusätzliche Offline-Kopien.
Die Wiederherstellung wird regelmäßig geprüft; die Server werden laufend überwacht.

Überprüfung der Wirksamkeit

Regelmäßige Prüfung der Datensicherungen und Sicherheitsprüfung vor jeder Auslieferung.

Datenminimierung und Löschung

An KI-Anbieter geht nur, was für die jeweilige Anfrage nötig ist.
Löschung nach Teil A § 9; beim Löschen eines Kunden werden Datenbankschema, Suchindex und Dateien vollständig entfernt.

Personal und Organisation

Wer Zugriff auf Produktivsysteme hat, ist zur Vertraulichkeit verpflichtet und nur so weit berechtigt, wie es seine Aufgabe erfordert.

Unterstützung des Verantwortlichen (Klauseln 8 und 9)

Anfragen betroffener Personen, die bei SOLUMiDO.DiGiTAL eingehen, leitet SOLUMiDO.DiGiTAL an den Kunden weiter.
Der Kunde kann Daten in der Plattform selbst einsehen, berichtigen und löschen; was nicht selbst möglich ist, erledigt SOLUMiDO.DiGiTAL auf Weisung.

Anhang IV – Liste der Unterauftragsverarbeiter

Der Kunde genehmigt folgende Unterauftragsverarbeiter (Klausel 7.7, Teil A § 4):

Hetzner Online GmbH, Industriestr. 25, 91710 Gunzenhausen, Deutschland
- Leistung: Rechenzentrum: Server, Datenbanken, Dateiablage, verschlüsselte Datensicherung; Versand der E-Mails der Plattform (Anmeldung, Benachrichtigungen, Einladungen) über einen eigenen Versand-Server
- Daten: alle in der Plattform gespeicherten Daten sowie Empfänger und Inhalt der versandten E-Mails
- Ort: Deutschland
- Garantie bei Drittland: keine Drittlandübermittlung
- Einsatz: immer
OpenAI Ireland Ltd, 1st Floor, The Liffey Trust Centre, 117-126 Sheriff Street Upper, Dublin 1, D01 YC43, Irland
- Leistung: KI-Sprachmodelle, Einbettungen für die Suche, Spracherkennung, Bilderzeugung
- Daten: Inhalte, die an KI-Kollegen gehen: Anfragen, Gesprächsverlauf, Dokumentauszüge, Sprachaufnahmen, Bildbeschreibungen
- Ort: Vertragspartner in Irland; Verarbeitung auch in den USA
- Garantie bei Drittland: Standardvertragsklauseln (EU) 2021/914, Module 2 und 3, laut Auftragsverarbeitungsvertrag des Anbieters (OpenAI ist nicht im EU-US Data Privacy Framework gelistet, geprüft 30.09.2026)
- Einsatz: Standard für alle KI-Funktionen, außer bei gebuchter EU-Datenzone
Microsoft Ireland Operations Limited, One Microsoft Place, South County Business Park, Leopardstown, Dublin 18, D18 P521, Irland
- Leistung: Azure OpenAI, Azure Speech und Bilderzeugung in Rechenzentren der EU
- Daten: wie bei OpenAI
- Ort: EU (Datenzone Europa)
- Garantie bei Drittland: keine Drittlandübermittlung für die Verarbeitung; Standardvertragsklauseln laut Microsoft Products and Services DPA für Support-Zugriffe
- Einsatz: nur bei gebuchter EU-Datenzone
Google Cloud EMEA Limited, Dublin, Irland (Vertragspartner für bezahlte Gemini-API-Dienste im EWR)
- Leistung: KI-Sprachmodell Gemini (Website-Import, vom Kunden wählbare Modelle)
- Daten: Anfragen und Inhalte der betroffenen Funktion, beim Website-Import die Inhalte der importierten Seiten
- Ort: EU/USA
- Garantie bei Drittland: EU-US Data Privacy Framework (Google LLC aktiv zertifiziert, geprüft 30.09.2026) und Standardvertragsklauseln laut Data Processing Addendum des Anbieters
- Einsatz: Website-Import und bei Wahl eines Gemini-Modells; nie bei gebuchter EU-Datenzone
Anthropic Ireland, Limited, 6th Floor, South Bank House, Barrow Street, Dublin 4, D04 TR29, Irland
- Leistung: KI-Assistent Claude, mit dem SOLUMiDO.DiGiTAL Störungen behebt (nicht für KI-Kollegen)
- Daten: Daten, die zur Behebung einer Störung eingesehen werden müssen: Einträge des Fehlerprotokolls und Auszüge aus den Daten des Kunden
- Ort: Vertragspartner in Irland; Verarbeitung auch in den USA
- Garantie bei Drittland: Standardvertragsklauseln (EU) 2021/914, Module 2 und 3, laut Data Processing Addendum des Anbieters
- Einsatz: nur bei Betreiberzugriffen zur Behebung von Störungen (AVV Anhang III)
webgo GmbH, Heidenkampsweg 81, 20097 Hamburg, Deutschland
- Leistung: E-Mail-Postfach von SOLUMiDO.DiGiTAL, in dem Anfragen, Weisungen und Hinweise auf neue Rückmeldungen eingehen
- Daten: E-Mail-Adressen und Namen der Absender, Inhalt von E-Mails an SOLUMiDO.DiGiTAL samt Anhängen
- Ort: Deutschland
- Garantie bei Drittland: keine Drittlandübermittlung
- Einsatz: wenn eine E-Mail an SOLUMiDO.DiGiTAL geschickt wird

Keine Unterauftragsverarbeiter: Dienste Dritter, die nur auf Weisung des Kunden eingeschaltet werden und nicht im Auftrag von SOLUMiDO.DiGiTAL arbeiten – als eigene Verantwortliche oder nach dem eigenen Vertrag des Kunden oder der Person (Teil A § 6):

Microsoft Corporation (Grounding with Bing Search) – Web-Recherche der KI-Kollegen: Nur wenn der Firmen-Verwalter die Web-Recherche freigibt und die Person sie einschaltet. Die Suchanfrage verlässt die EU; Microsoft handelt dabei als eigener Verantwortlicher; es gilt das Microsoft Privacy Statement.
LinkedIn Ireland Unlimited Company – Veröffentlichen von Beiträgen: Nur wenn die Person ihr LinkedIn-Konto verbindet und einen Beitrag veröffentlicht.
Google (Google Ireland Limited, bei Google Workspace Google Cloud EMEA Limited) – Abgleich mit Google Kalender: Nur wenn die Person ihr Google-Konto verbindet. Termine werden dann zwischen MyAgents und ihrem Google Kalender abgeglichen; Google verarbeitet sie nach dem Vertrag der Person oder ihres Unternehmens mit Google.
Microsoft (Microsoft Ireland Operations Limited) – Anbindung eines Postfachs von Microsoft 365 oder Outlook: Nur wenn die Person ihr Microsoft-Postfach verbindet. MyAgents liest und versendet dann E-Mails über dieses Postfach; Microsoft verarbeitet sie nach dem Vertrag der Person oder ihres Unternehmens mit Microsoft.
Anbieter eines eigenen E-Mail-Postfachs – Anbindung eines Postfachs über IMAP und SMTP: Nur wenn die Person ein Postfach eines anderen Anbieters verbindet. MyAgents liest und versendet dann E-Mails über dieses Postfach; der Anbieter verarbeitet sie nach dem Vertrag mit der Person oder ihrem Unternehmen.
Betreiber einer eigenen Nextcloud – Anbindung einer Nextcloud: Nur wenn der Kunde seine eigene Nextcloud anbindet. Dateien werden dann zwischen MyAgents und dieser Nextcloud übertragen; ihr Betreiber verarbeitet sie nach seinem Vertrag mit dem Kunden.