Vertrag über die Auftragsverarbeitung (AVV)

Zwischen dem Kunden, der diesen Vertrag im Kundenkonto von MyAgents annimmt (nachfolgend „Kunde“ oder „Verantwortlicher“),
und SOLUMiDO.DiGiTAL – Unternehmens- und Managementberatung Michael Dobmeier, Rathausstraße 2, 78086 Brigachtal, Deutschland (nachfolgend „SOLUMiDO“ oder „Auftragsverarbeiter“).

Teil A – Rahmenvereinbarung

§ 1 Gegenstand und Aufbau

1. Dieser Vertrag regelt die Verarbeitung personenbezogener Daten, die SOLUMiDO bei der Bereitstellung der Plattform MyAgents im Auftrag des Kunden durchführt (Art. 28 DSGVO). Er ergänzt die Allgemeinen Geschäftsbedingungen (AGB) von MyAgents.
2. Der Vertrag besteht aus dieser Rahmenvereinbarung (Teil A), den Standardvertragsklauseln der Europäischen Kommission nach Art. 28 Abs. 7 DSGVO gemäß Durchführungsbeschluss (EU) 2021/915 (Teil B, unverändert übernommen) und den Anhängen I bis IV.
3. Die Standardvertragsklauseln gehen allen anderen Regelungen vor, auch dieser Rahmenvereinbarung und den AGB (Klausel 4). Die Rahmenvereinbarung füllt nur die Punkte aus, die die Klauseln den Parteien überlassen.

§ 2 Abschluss in elektronischer Form

1. Der Vertrag wird in elektronischer Form geschlossen (Art. 28 Abs. 9 DSGVO): Eine für den Kunden vertretungsberechtigte Person nimmt ihn im Kundenkonto von MyAgents an.
2. SOLUMiDO speichert zu jeder Annahme dauerhaft: Kunde, Person, Zeitpunkt, Fassung und eine Prüfsumme (SHA-256) des angenommenen Wortlauts. Der Kunde kann den Vertrag jederzeit im Kundenkonto einsehen und ausdrucken.
3. Die Unterschrift nach Anhang I wird durch diese dokumentierte Annahme ersetzt.

§ 3 Weisungen

1. Weisungen erteilt der Kunde über die Einstellungen der Plattform (zum Beispiel Freischaltung von Funktionen, Buchung der EU-Datenzone, Freigabe der Web-Recherche) oder in Textform an info@solumido.digital. Die Nutzung einer Funktion durch berechtigte Personen des Kunden gilt als Weisung, die dafür nötigen Daten zu verarbeiten.
2. Weisungsberechtigt sind die Personen, die im Kundenkonto die Rolle „Verwalter“ haben.

§ 4 Unterauftragsverarbeiter (zu Klausel 7.7)

1. Der Kunde genehmigt die in Anhang IV genannten Unterauftragsverarbeiter.
2. Über beabsichtigte Änderungen der Liste informiert SOLUMiDO mindestens 14 Tage vorher per E-Mail an die Verwalter des Kunden und durch einen Hinweis in der Plattform. Eine bloße Veröffentlichung auf der Website genügt nicht.
3. Der Kunde kann der Änderung innerhalb dieser Frist in Textform widersprechen. Die Parteien suchen dann eine Lösung. Kommt keine zustande, kann der Kunde den Vertrag über MyAgents ohne Einhaltung einer Frist zum Zeitpunkt der Änderung kündigen; SOLUMiDO setzt den neuen Unterauftragsverarbeiter für die Daten des Kunden bis zu diesem Zeitpunkt nicht ein.
4. Nebenleistungen, bei denen SOLUMiDO keine Kundendaten im Auftrag verarbeiten lässt (zum Beispiel Telekommunikation, Post, Buchhaltung von SOLUMiDO), sind keine Unterauftragsverarbeitung.

§ 5 Keine Nutzung für eigene Zwecke

1. SOLUMiDO verarbeitet die Daten des Kunden ausschließlich zur Erbringung der vereinbarten Leistung. Die Daten werden weder für eigene Zwecke von SOLUMiDO noch zum Training von KI-Modellen genutzt.
2. SOLUMiDO setzt KI-Anbieter nur mit Bedingungen ein, nach denen die übermittelten Daten nicht zum Training der Modelle verwendet werden.
3. Vertrags-, Abrechnungs- und Kontaktdaten des Kunden selbst verarbeitet SOLUMiDO als eigener Verantwortlicher; dafür gilt die Datenschutzerklärung. Dasselbe gilt für Rückmeldungen, die Nutzer über den Rückmeldeweg der Plattform freiwillig an SOLUMiDO senden (einschließlich angehängter Bildschirmfotos): SOLUMiDO nutzt sie, um zu helfen und die Plattform zu verbessern, nicht aber zum Training von KI-Modellen, und bewahrt sie nach der Datenschutzerklärung auf; § 9 gilt für sie nicht.

§ 6 Dienste, die der Kunde selbst hinzuschaltet

Schaltet der Kunde Dienste Dritter hinzu, die dabei als eigene Verantwortliche handeln (zum Beispiel Web-Recherche über Microsoft Bing, Veröffentlichen auf LinkedIn, eigene E-Mail- oder Nextcloud-Konten), übermittelt SOLUMiDO Daten dorthin nur auf diese Weisung. Für diese Dritten ist SOLUMiDO nicht Auftraggeber; sie sind keine Unterauftragsverarbeiter. Die Plattform weist vor dem Einschalten darauf hin.

§ 7 Nachweise und Kontrollen (zu Klausel 7.6)

1. SOLUMiDO weist die Einhaltung vorrangig durch aktuelle Unterlagen nach (Beschreibung der technischen und organisatorischen Maßnahmen, Liste der Unterauftragsverarbeiter, auf Anfrage weitere Auskünfte).
2. Prüfungen vor Ort sind mit mindestens 14 Tagen Vorankündigung während der üblichen Geschäftszeiten möglich, bei Anzeichen für einen Verstoß auch kurzfristiger. Prüfer, die im Wettbewerb zu SOLUMiDO stehen, kann SOLUMiDO ablehnen; der Kunde benennt dann einen anderen.
3. Jede Partei trägt ihre eigenen Kosten.

§ 8 Meldung von Verletzungen (zu Klausel 9.2)

SOLUMiDO meldet eine Verletzung des Schutzes der Daten des Kunden unverzüglich, spätestens innerhalb von 48 Stunden nach Kenntnis, per E-Mail an die Verwalter des Kunden. Informationen, die noch nicht vorliegen, werden nachgereicht.

§ 9 Laufzeit, Rückgabe und Löschung (zu Klausel 10)

1. Der Vertrag gilt, solange der Kunde MyAgents nutzt, und endet mit dem Vertrag über MyAgents.
2. Nach Vertragsende bleiben die Daten des Kunden 90 Tage erhalten; in dieser Zeit erhält der Kunde auf Anforderung einen Export nach § 15 der AGB. SOLUMiDO weist die Verwalter des Kunden 28 und 14 Tage vor Ablauf per E-Mail auf die bevorstehende Löschung hin. Danach löscht SOLUMiDO alle Daten des Kunden innerhalb von 30 Tagen und bestätigt die Löschung in Textform mit Datum. Wünscht der Kunde die Löschung früher, erfolgt sie auf Weisung. Dasselbe gilt für die Daten eines einzelnen gekündigten Moduls.
3. Kopien in den Datensicherungen werden nicht einzeln gelöscht, sondern mit dem regulären Ablauf der Sicherungen überschrieben (in der Regel nach höchstens sechs Monaten, siehe Anhang III). Bis dahin bleiben sie verschlüsselt und werden nur zur Wiederherstellung genutzt.
4. Daten, die SOLUMiDO aufgrund gesetzlicher Pflichten aufbewahren muss, bleiben bis zum Ende der Pflicht gesperrt gespeichert.

§ 10 Haftung

Für die Haftung gegenüber betroffenen Personen gilt Art. 82 DSGVO. Im Verhältnis zwischen den Parteien gelten die Haftungsregeln der AGB, soweit Art. 82 DSGVO und die Standardvertragsklauseln dem nicht entgegenstehen.

§ 11 Datenschutzbeauftragter und Kontakt

SOLUMiDO hat keinen Datenschutzbeauftragten benannt. Ansprechpartner für Datenschutz ist der Inhaber, Michael Dobmeier, info@solumido.digital. Ergibt sich eine Pflicht zur Benennung (§ 38 BDSG), teilt SOLUMiDO dem Kunden den benannten Datenschutzbeauftragten mit.

§ 12 Änderungen

Änderungen dieses Vertrags teilt SOLUMiDO dem Kunden in Textform mit. Eine geänderte Fassung wird erst wirksam, wenn der Kunde sie im Kundenkonto annimmt; bis dahin gilt die bisherige Fassung. Aktualisierungen der Anhänge, die die Klauseln selbst vorsehen, bleiben davon unberührt; für Anhang IV gilt § 4.

Teil B – Standardvertragsklauseln (Durchführungsbeschluss (EU) 2021/915)

Wortlaut unverändert nach Amtsblatt der Europäischen Union L 199 vom 7. Juni 2021, S. 18. Gewählte Optionen: Klausel 1 a) und Klauseln 8, 9 Option 1 (Verordnung (EU) 2016/679); Klausel 7.7 allgemeine schriftliche Genehmigung mit einer Frist von 14 Tagen; Klausel 5 nicht vereinbart.

ABSCHNITT I

Klausel 1 – Zweck und Anwendungsbereich

a) Mit diesen Standardvertragsklauseln (im Folgenden „Klauseln“) soll die Einhaltung von Artikel 28 Absätze 3 und 4 der Verordnung (EU) 2016/679 des Europäischen Parlaments und des Rates vom 27. April 2016 zum Schutz natürlicher Personen bei der Verarbeitung personenbezogener Daten, zum freien Datenverkehr und zur Aufhebung der Richtlinie 95/46/EG (Datenschutz-Grundverordnung) sichergestellt werden.

b) Die in Anhang I aufgeführten Verantwortlichen und Auftragsverarbeiter haben diesen Klauseln zugestimmt, um die Einhaltung von Artikel 28 Absätze 3 und 4 der Verordnung (EU) 2016/679 und/oder Artikel 29 Absätze 3 und 4 der Verordnung (EU) 2018/1725 zu gewährleisten.

c) Diese Klauseln gelten für die Verarbeitung personenbezogener Daten gemäß Anhang II.

d) Die Anhänge I bis IV sind Bestandteil der Klauseln.

e) Diese Klauseln gelten unbeschadet der Verpflichtungen, denen der Verantwortliche gemäß der Verordnung (EU) 2016/679 und/oder der Verordnung (EU) 2018/1725 unterliegt.

f) Diese Klauseln stellen für sich allein genommen nicht sicher, dass die Verpflichtungen im Zusammenhang mit internationalen Datenübermittlungen gemäß Kapitel V der Verordnung (EU) 2016/679 und/oder der Verordnung (EU) 2018/1725 erfüllt werden.

Klausel 2 – Unabänderbarkeit der Klauseln

a) Die Parteien verpflichten sich, die Klauseln nicht zu ändern, es sei denn, zur Ergänzung oder Aktualisierung der in den Anhängen angegebenen Informationen.

b) Dies hindert die Parteien nicht daran die in diesen Klauseln festgelegten Standardvertragsklauseln in einen umfangreicheren Vertrag aufzunehmen und weitere Klauseln oder zusätzliche Garantien hinzuzufügen, sofern diese weder unmittelbar noch mittelbar im Widerspruch zu den Klauseln stehen oder die Grundrechte oder Grundfreiheiten der betroffenen Personen beschneiden.

Klausel 3 – Auslegung

a) Werden in diesen Klauseln die in der Verordnung (EU) 2016/679 bzw. der Verordnung (EU) 2018/1725 definierten Begriffe verwendet, so haben diese Begriffe dieselbe Bedeutung wie in der betreffenden Verordnung.

b) Diese Klauseln sind im Lichte der Bestimmungen der Verordnung (EU) 2016/679 bzw. der Verordnung (EU) 2018/1725 auszulegen.

c) Diese Klauseln dürfen nicht in einer Weise ausgelegt werden, die den in der Verordnung (EU) 2016/679 oder der Verordnung (EU) 2018/1725 vorgesehenen Rechten und Pflichten zuwiderläuft oder die Grundrechte oder Grundfreiheiten der betroffenen Personen beschneidet.

Klausel 4 – Vorrang

Im Falle eines Widerspruchs zwischen diesen Klauseln und den Bestimmungen damit zusammenhängender Vereinbarungen, die zwischen den Parteien bestehen oder später eingegangen oder geschlossen werden, haben diese Klauseln Vorrang.

Klausel 5 – fakultativ (Kopplungsklausel)

Nicht vereinbart.

ABSCHNITT II – Pflichten der Parteien

Klausel 6 – Beschreibung der Verarbeitung

Die Einzelheiten der Verarbeitungsvorgänge, insbesondere die Kategorien personenbezogener Daten und die Zwecke, für die die personenbezogenen Daten im Auftrag des Verantwortlichen verarbeitet werden, sind in Anhang II aufgeführt.

Klausel 7 – Pflichten der Parteien

7.1. Weisungen

a) Der Auftragsverarbeiter verarbeitet personenbezogene Daten nur auf dokumentierte Weisung des Verantwortlichen, es sei denn, er ist nach Unionsrecht oder nach dem Recht eines Mitgliedstaats, dem er unterliegt, zur Verarbeitung verpflichtet. In einem solchen Fall teilt der Auftragsverarbeiter dem Verantwortlichen diese rechtlichen Anforderungen vor der Verarbeitung mit, sofern das betreffende Recht dies nicht wegen eines wichtigen öffentlichen Interesses verbietet. Der Verantwortliche kann während der gesamten Dauer der Verarbeitung personenbezogener Daten weitere Weisungen erteilen. Diese Weisungen sind stets zu dokumentieren.

b) Der Auftragsverarbeiter informiert den Verantwortlichen unverzüglich, wenn er der Auffassung ist, dass vom Verantwortlichen erteilte Weisungen gegen die Verordnung (EU) 2016/679, die Verordnung (EU) 2018/1725 oder geltende Datenschutzbestimmungen der Union oder der Mitgliedstaaten verstoßen.

7.2. Zweckbindung

Der Auftragsverarbeiter verarbeitet die personenbezogenen Daten nur für den/die in Anhang II genannten spezifischen Zweck(e), sofern er keine weiteren Weisungen des Verantwortlichen erhält.

7.3. Dauer der Verarbeitung personenbezogener Daten

Die Daten werden vom Auftragsverarbeiter nur für die in Anhang II angegebene Dauer verarbeitet.

7.4. Sicherheit der Verarbeitung

a) Der Auftragsverarbeiter ergreift mindestens die in Anhang III aufgeführten technischen und organisatorischen Maßnahmen, um die Sicherheit der personenbezogenen Daten zu gewährleisten. Dies umfasst den Schutz der Daten vor einer Verletzung der Sicherheit, die, ob unbeabsichtigt oder unrechtmäßig, zur Vernichtung, zum Verlust, zur Veränderung oder zur unbefugten Offenlegung von beziehungsweise zum unbefugten Zugang zu den Daten führt (im Folgenden „Verletzung des Schutzes personenbezogener Daten“). Bei der Beurteilung des angemessenen Schutzniveaus tragen die Parteien dem Stand der Technik, den Implementierungskosten, der Art, dem Umfang, den Umständen und den Zwecken der Verarbeitung sowie den für die betroffenen Personen verbundenen Risiken gebührend Rechnung.

b) Der Auftragsverarbeiter gewährt seinem Personal nur insoweit Zugang zu den personenbezogenen Daten, die Gegenstand der Verarbeitung sind, als dies für die Durchführung, Verwaltung und Überwachung des Vertrags unbedingt erforderlich ist. Der Auftragsverarbeiter gewährleistet, dass sich die zur Verarbeitung der erhaltenen personenbezogenen Daten befugten Personen zur Vertraulichkeit verpflichtet haben oder einer angemessenen gesetzlichen Verschwiegenheitspflicht unterliegen.

7.5. Sensible Daten

Falls die Verarbeitung personenbezogene Daten betrifft, aus denen die rassische oder ethnische Herkunft, politische Meinungen, religiöse oder weltanschauliche Überzeugungen oder die Gewerkschaftszugehörigkeit hervorgehen, oder die genetische Daten oder biometrische Daten zum Zweck der eindeutigen Identifizierung einer natürlichen Person, Daten über die Gesundheit, das Sexualleben oder die sexuelle Ausrichtung einer Person oder Daten über strafrechtliche Verurteilungen und Straftaten enthalten (im Folgenden „sensible Daten“), wendet der Auftragsverarbeiter spezielle Beschränkungen und/oder zusätzlichen Garantien an.

7.6. Dokumentation und Einhaltung der Klauseln

a) Die Parteien müssen die Einhaltung dieser Klauseln nachweisen können.

b) Der Auftragsverarbeiter bearbeitet Anfragen des Verantwortlichen bezüglich der Verarbeitung von Daten gemäß diesen Klauseln umgehend und in angemessener Weise.

c) Der Auftragsverarbeiter stellt dem Verantwortlichen alle Informationen zur Verfügung, die für den Nachweis der Einhaltung der in diesen Klauseln festgelegten und unmittelbar aus der Verordnung (EU) 2016/679 und/oder der Verordnung (EU) 2018/1725 hervorgehenden Pflichten erforderlich sind. Auf Verlangen des Verantwortlichen gestattet der Auftragsverarbeiter ebenfalls die Prüfung der unter diese Klauseln fallenden Verarbeitungstätigkeiten in angemessenen Abständen oder bei Anzeichen für eine Nichteinhaltung und trägt zu einer solchen Prüfung bei. Bei der Entscheidung über eine Überprüfung oder Prüfung kann der Verantwortliche einschlägige Zertifizierungen des Auftragsverarbeiters berücksichtigen.

d) Der Verantwortliche kann die Prüfung selbst durchführen oder einen unabhängigen Prüfer beauftragen. Die Prüfungen können auch Inspektionen in den Räumlichkeiten oder physischen Einrichtungen des Auftragsverarbeiters umfassen und werden gegebenenfalls mit angemessener Vorankündigung durchgeführt.

e) Die Parteien stellen der/den zuständigen Aufsichtsbehörde(n) die in dieser Klausel genannten Informationen, einschließlich der Ergebnisse von Prüfungen, auf Anfrage zur Verfügung.

7.7. Einsatz von Unterauftragsverarbeitern

a) Der Auftragsverarbeiter besitzt die allgemeine Genehmigung des Verantwortlichen für die Beauftragung von Unterauftragsverarbeitern, die in einer vereinbarten Liste aufgeführt sind. Der Auftragsverarbeiter unterrichtet den Verantwortlichen mindestens 14 Tage im Voraus ausdrücklich in schriftlicher Form über alle beabsichtigten Änderungen dieser Liste durch Hinzufügen oder Ersetzen von Unterauftragsverarbeitern und räumt dem Verantwortlichen damit ausreichend Zeit ein, um vor der Beauftragung des/der betreffenden Unterauftragsverarbeiter/s Einwände gegen diese Änderungen erheben zu können. Der Auftragsverarbeiter stellt dem Verantwortlichen die erforderlichen Informationen zur Verfügung, damit dieser sein Widerspruchsrecht ausüben kann.

b) Beauftragt der Auftragsverarbeiter einen Unterauftragsverarbeiter mit der Durchführung bestimmter Verarbeitungstätigkeiten (im Auftrag des Verantwortlichen), so muss diese Beauftragung im Wege eines Vertrags erfolgen, der dem Unterauftragsverarbeiter im Wesentlichen dieselben Datenschutzpflichten auferlegt wie diejenigen, die für den Auftragsverarbeiter gemäß diesen Klauseln gelten. Der Auftragsverarbeiter stellt sicher, dass der Unterauftragsverarbeiter die Pflichten erfüllt, denen der Auftragsverarbeiter entsprechend diesen Klauseln und gemäß der Verordnung (EU) 2016/679 und/oder der Verordnung (EU) 2018/1725 unterliegt.

c) Der Auftragsverarbeiter stellt dem Verantwortlichen auf dessen Verlangen eine Kopie einer solchen Untervergabevereinbarung und etwaiger späterer Änderungen zur Verfügung. Soweit es zum Schutz von Geschäftsgeheimnissen oder anderen vertraulichen Informationen, einschließlich personenbezogener Daten notwendig ist, kann der Auftragsverarbeiter den Wortlaut der Vereinbarung vor der Weitergabe einer Kopie unkenntlich machen.

d) Der Auftragsverarbeiter haftet gegenüber dem Verantwortlichen in vollem Umfang dafür, dass der Unterauftragsverarbeiter seinen Pflichten gemäß dem mit dem Auftragsverarbeiter geschlossenen Vertrag nachkommt. Der Auftragsverarbeiter benachrichtigt den Verantwortlichen, wenn der Unterauftragsverarbeiter seine vertraglichen Pflichten nicht erfüllt.

e) Der Auftragsverarbeiter vereinbart mit dem Unterauftragsverarbeiter eine Drittbegünstigtenklausel, wonach der Verantwortliche – im Falle, dass der Auftragsverarbeiter faktisch oder rechtlich nicht mehr besteht oder zahlungsunfähig ist – das Recht hat, den Untervergabevertrag zu kündigen und den Unterauftragsverarbeiter anzuweisen, die personenbezogenen Daten zu löschen oder zurückzugeben.

7.8. Internationale Datenübermittlungen

a) Jede Übermittlung von Daten durch den Auftragsverarbeiter an ein Drittland oder eine internationale Organisation erfolgt ausschließlich auf der Grundlage dokumentierter Weisungen des Verantwortlichen oder zur Einhaltung einer speziellen Bestimmung nach dem Unionsrecht oder dem Recht eines Mitgliedstaats, dem der Auftragsverarbeiter unterliegt, und muss mit Kapitel V der Verordnung (EU) 2016/679 oder der Verordnung (EU) 2018/1725 im Einklang stehen.

b) Der Verantwortliche erklärt sich damit einverstanden, dass in Fällen, in denen der Auftragsverarbeiter einen Unterauftragsverarbeiter gemäß Klausel 7.7 für die Durchführung bestimmter Verarbeitungstätigkeiten (im Auftrag des Verantwortlichen) in Anspruch nimmt und diese Verarbeitungstätigkeiten eine Übermittlung personenbezogener Daten im Sinne von Kapitel V der Verordnung (EU) 2016/679 beinhalten, der Auftragsverarbeiter und der Unterauftragsverarbeiter die Einhaltung von Kapitel V der Verordnung (EU) 2016/679 sicherstellen können, indem sie Standardvertragsklauseln verwenden, die von der Kommission gemäß Artikel 46 Absatz 2 der Verordnung (EU) 2016/679 erlassen wurden, sofern die Voraussetzungen für die Anwendung dieser Standardvertragsklauseln erfüllt sind.

Klausel 8 – Unterstützung des Verantwortlichen

a) Der Auftragsverarbeiter unterrichtet den Verantwortlichen unverzüglich über jeden Antrag, den er von der betroffenen Person erhalten hat. Er beantwortet den Antrag nicht selbst, es sei denn, er wurde vom Verantwortlichen dazu ermächtigt.

b) Unter Berücksichtigung der Art der Verarbeitung unterstützt der Auftragsverarbeiter den Verantwortlichen bei der Erfüllung von dessen Pflicht, Anträge betroffener Personen auf Ausübung ihrer Rechte zu beantworten. Bei der Erfüllung seiner Pflichten gemäß den Buchstaben a und b befolgt der Auftragsverarbeiter die Weisungen des Verantwortlichen.

c) Abgesehen von der Pflicht des Auftragsverarbeiters, den Verantwortlichen gemäß Klausel 8 Buchstabe b zu unterstützen, unterstützt der Auftragsverarbeiter unter Berücksichtigung der Art der Datenverarbeitung und der ihm zur Verfügung stehenden Informationen den Verantwortlichen zudem bei der Einhaltung der folgenden Pflichten:

1. Pflicht zur Durchführung einer Abschätzung der Folgen der vorgesehenen Verarbeitungsvorgänge für den Schutz personenbezogener Daten (im Folgenden „Datenschutz-Folgenabschätzung“), wenn eine Form der Verarbeitung voraussichtlich ein hohes Risiko für die Rechte und Freiheiten natürlicher Personen zur Folge hat;

2. Pflicht zur Konsultation der zuständigen Aufsichtsbehörde(n) vor der Verarbeitung, wenn aus einer Datenschutz-Folgenabschätzung hervorgeht, dass die Verarbeitung ein hohes Risiko zur Folge hätte, sofern der Verantwortliche keine Maßnahmen zur Eindämmung des Risikos trifft;

3. Pflicht zur Gewährleistung, dass die personenbezogenen Daten sachlich richtig und auf dem neuesten Stand sind, indem der Auftragsverarbeiter den Verantwortlichen unverzüglich unterrichtet, wenn er feststellt, dass die von ihm verarbeiteten personenbezogenen Daten unrichtig oder veraltet sind;

4. Verpflichtungen gemäß Artikel 32 der Verordnung (EU) 2016/679.

d) Die Parteien legen in Anhang III die geeigneten technischen und organisatorischen Maßnahmen zur Unterstützung des Verantwortlichen durch den Auftragsverarbeiter bei der Anwendung dieser Klausel sowie den Anwendungsbereich und den Umfang der erforderlichen Unterstützung fest.

Klausel 9 – Meldung von Verletzungen des Schutzes personenbezogener Daten

Im Falle einer Verletzung des Schutzes personenbezogener Daten arbeitet der Auftragsverarbeiter mit dem Verantwortlichen zusammen und unterstützt ihn entsprechend, damit der Verantwortliche seinen Verpflichtungen gemäß den Artikeln 33 und 34 der Verordnung (EU) 2016/679 oder gegebenenfalls den Artikeln 34 und 35 der Verordnung (EU) 2018/1725 nachkommen kann, wobei der Auftragsverarbeiter die Art der Verarbeitung und die ihm zur Verfügung stehenden Informationen berücksichtigt.

9.1. Verletzung des Schutzes der vom Verantwortlichen verarbeiteten Daten

Im Falle einer Verletzung des Schutzes personenbezogener Daten im Zusammenhang mit den vom Verantwortlichen verarbeiteten Daten unterstützt der Auftragsverarbeiter den Verantwortlichen wie folgt:

a) bei der unverzüglichen Meldung der Verletzung des Schutzes personenbezogener Daten an die zuständige(n) Aufsichtsbehörde(n), nachdem dem Verantwortlichen die Verletzung bekannt wurde, sofern relevant (es sei denn, die Verletzung des Schutzes personenbezogener Daten führt voraussichtlich nicht zu einem Risiko für die persönlichen Rechte und Freiheiten natürlicher Personen);

b) bei der Einholung der folgenden Informationen, die gemäß Artikel 33 Absatz 3 der Verordnung (EU) 2016/679 in der Meldung des Verantwortlichen anzugeben sind, wobei diese Informationen mindestens Folgendes umfassen müssen:

1. die Art der personenbezogenen Daten, soweit möglich, mit Angabe der Kategorien und der ungefähren Zahl der betroffenen Personen sowie der Kategorien und der ungefähren Zahl der betroffenen personenbezogenen Datensätze;

2. die wahrscheinlichen Folgen der Verletzung des Schutzes personenbezogener Daten;

3. die vom Verantwortlichen ergriffenen oder vorgeschlagenen Maßnahmen zur Behebung der Verletzung des Schutzes personenbezogener Daten und gegebenenfalls Maßnahmen zur Abmilderung ihrer möglichen nachteiligen Auswirkungen.

Wenn und soweit nicht alle diese Informationen zur gleichen Zeit bereitgestellt werden können, enthält die ursprüngliche Meldung die zu jenem Zeitpunkt verfügbaren Informationen, und weitere Informationen werden, sobald sie verfügbar sind, anschließend ohne unangemessene Verzögerung bereitgestellt;

c) bei der Einhaltung der Pflicht gemäß Artikel 34 der Verordnung (EU) 2016/679, die betroffene Person unverzüglich von der Verletzung des Schutzes personenbezogener Daten zu benachrichtigen, wenn diese Verletzung voraussichtlich ein hohes Risiko für die Rechte und Freiheiten natürlicher Personen zur Folge hat.

9.2. Verletzung des Schutzes der vom Auftragsverarbeiter verarbeiteten Daten

Im Falle einer Verletzung des Schutzes personenbezogener Daten im Zusammenhang mit den vom Auftragsverarbeiter verarbeiteten Daten meldet der Auftragsverarbeiter diese dem Verantwortlichen unverzüglich, nachdem ihm die Verletzung bekannt wurde. Diese Meldung muss zumindest folgende Informationen enthalten:

a) eine Beschreibung der Art der Verletzung (möglichst unter Angabe der Kategorien und der ungefähren Zahl der betroffenen Personen und der ungefähren Zahl der betroffenen Datensätze);

b) Kontaktdaten einer Anlaufstelle, bei der weitere Informationen über die Verletzung des Schutzes personenbezogener Daten eingeholt werden können;

c) die voraussichtlichen Folgen und die ergriffenen oder vorgeschlagenen Maßnahmen zur Behebung der Verletzung des Schutzes personenbezogener Daten, einschließlich Maßnahmen zur Abmilderung ihrer möglichen nachteiligen Auswirkungen.

Wenn und soweit nicht alle diese Informationen zur gleichen Zeit bereitgestellt werden können, enthält die ursprüngliche Meldung die zu jenem Zeitpunkt verfügbaren Informationen, und weitere Informationen werden, sobald sie verfügbar sind, anschließend ohne unangemessene Verzögerung bereitgestellt.

Die Parteien legen in Anhang III alle sonstigen Angaben fest, die der Auftragsverarbeiter zur Verfügung zu stellen hat, um den Verantwortlichen bei der Erfüllung von dessen Pflichten gemäß Artikel 33 und 34 der Verordnung (EU) 2016/679 zu unterstützen.

ABSCHNITT III – Schlussbestimmungen

Klausel 10 – Verstöße gegen die Klauseln und Beendigung des Vertrags

a) Falls der Auftragsverarbeiter seinen Pflichten gemäß diesen Klauseln nicht nachkommt, kann der Verantwortliche – unbeschadet der Bestimmungen der Verordnung (EU) 2016/679 und/oder der Verordnung (EU) 2018/1725 – den Auftragsverarbeiter anweisen, die Verarbeitung personenbezogener Daten auszusetzen, bis er diese Klauseln einhält oder der Vertrag beendet ist. Der Auftragsverarbeiter unterrichtet den Verantwortlichen unverzüglich, wenn er aus welchen Gründen auch immer nicht in der Lage ist, diese Klauseln einzuhalten.

b) Der Verantwortliche ist berechtigt, den Vertrag zu kündigen, soweit er die Verarbeitung personenbezogener Daten gemäß diesen Klauseln betrifft, wenn

1. der Verantwortliche die Verarbeitung personenbezogener Daten durch den Auftragsverarbeiter gemäß Buchstabe a ausgesetzt hat und die Einhaltung dieser Klauseln nicht innerhalb einer angemessenen Frist, in jedem Fall aber innerhalb eines Monats nach der Aussetzung, wiederhergestellt wurde;

2. der Auftragsverarbeiter in erheblichem Umfang oder fortdauernd gegen diese Klauseln verstößt oder seine Verpflichtungen gemäß der Verordnung (EU) 2016/679 und/oder der Verordnung (EU) 2018/1725 nicht erfüllt;

3. der Auftragsverarbeiter einer bindenden Entscheidung eines zuständigen Gerichts oder der zuständigen Aufsichtsbehörde(n), die seine Pflichten gemäß diesen Klauseln, der Verordnung (EU) 2016/679 und/oder der Verordnung (EU) 2018/1725 zum Gegenstand hat, nicht nachkommt.

c) Der Auftragsverarbeiter ist berechtigt, den Vertrag zu kündigen, soweit er die Verarbeitung personenbezogener Daten gemäß diesen Klauseln betrifft, wenn der Verantwortliche auf der Erfüllung seiner Anweisungen besteht, nachdem er vom Auftragsverarbeiter darüber in Kenntnis gesetzt wurde, dass seine Anweisungen gegen geltende rechtliche Anforderungen gemäß Klausel 7.1 Buchstabe b verstoßen.

d) Nach Beendigung des Vertrags löscht der Auftragsverarbeiter nach Wahl des Verantwortlichen alle im Auftrag des Verantwortlichen verarbeiteten personenbezogenen Daten und bescheinigt dem Verantwortlichen, dass dies erfolgt ist, oder er gibt alle personenbezogenen Daten an den Verantwortlichen zurück und löscht bestehende Kopien, sofern nicht nach dem Unionsrecht oder dem Recht der Mitgliedstaaten eine Verpflichtung zur Speicherung der personenbezogenen Daten besteht. Bis zur Löschung oder Rückgabe der Daten gewährleistet der Auftragsverarbeiter weiterhin die Einhaltung dieser Klauseln.

Anhang I – Liste der Parteien

Verantwortlicher: der Kunde, der diesen Vertrag im Kundenkonto annimmt. Name, Anschrift und Kontaktperson ergeben sich aus den Stammdaten des Kundenkontos; die annehmende Person, der Zeitpunkt und die angenommene Fassung werden bei der Annahme gespeichert (Teil A § 2).

Auftragsverarbeiter: SOLUMiDO.DiGiTAL – Unternehmens- und Managementberatung Michael Dobmeier, Rathausstraße 2, 78086 Brigachtal, Deutschland. Kontaktperson: Michael Dobmeier, Inhaber, info@solumido.digital. Ein Datenschutzbeauftragter ist nicht benannt (Teil A § 11).

Anhang II – Beschreibung der Verarbeitung

Kategorien betroffener Personen

• Beschäftigte, freie Mitarbeitende und sonstige Nutzer des Kunden
• Kunden, Interessenten, Geschäftspartner und Lieferanten des Kunden sowie deren Ansprechpartner
• Endkunden, denen der Kunde einen Portalzugang gibt
• Teilnehmende von Maßnahmen des Kunden (bei Nutzung der Funktionen für Bildungsträger)
• Besucher der Websites, die der Kunde mit MyAgents betreibt, soweit sie Formulare nutzen
• sonstige Personen, die in Inhalten des Kunden vorkommen (Dokumente, E-Mails, Chats, Bilder)

Kategorien personenbezogener Daten

• Konto- und Rollendaten: Name, E-Mail-Adresse, Rolle, Zugehörigkeit zum Kunden, Spracheinstellungen, Anmeldezeitpunkte, Anwesenheitsstatus in der Plattform
• Inhalte der Zusammenarbeit mit KI-Kollegen und im Team: Chat-Nachrichten, Aufgaben, Notizen, erzeugte Texte und Bilder, Gedächtnis- und Lernnotizen der KI-Kollegen
• Dokumente und Dateien, die der Kunde hochlädt oder anbindet, einschließlich Fotos, Videos und Sprachaufnahmen
• Kalender- und Termindaten, bei Anbindung eines Postfachs E-Mails samt Absender, Empfänger und Anhängen
• Arbeitszeit-, Verfügbarkeits- und Abwesenheitsdaten, Einsatz- und Schichtplanung
• Kunden- und Kontaktdaten des Kunden (Kundenakte, Kundenportal), Belege und Vorgänge einschließlich Bankverbindungen auf Belegen
• Daten zu Objekten, Fahrzeugen, Material, Unterweisungen und Rundgängen (bei Nutzung der Facility-Funktionen)
• Anwesenheits- und Fehlzeiten von Teilnehmenden (bei Nutzung der Funktionen für Bildungsträger)
• Nutzungs- und Abrechnungsdaten je Nutzer (Verbrauch der KI-Funktionen), Protokolle zur Fehlerbehebung

Sensible Daten und Schutzmaßnahmen

MyAgents ist nicht dafür ausgelegt, besondere Kategorien personenbezogener Daten (Art. 9 DSGVO) zu verarbeiten. Sie können dennoch anfallen:

• Abwesenheitsart „Krankheit“ in Zeiterfassung und Fehlzeiten, ohne Diagnose. Schutz: sichtbar nur für die betroffene Person und die vom Kunden berechtigten Verwalter; keine Weitergabe außerhalb der beauftragten Funktionen.
• Personenbilder (Bildmodelle zur Wiedererkennung einer Person, biometrische Daten). Schutz: nur mit nachgewiesener ausdrücklicher Einwilligung der abgebildeten Person, die in der Plattform mit Datum gespeichert wird; Verarbeitung ausschließlich auf eigener Hardware des Auftragsverarbeiters, nicht bei externen KI-Anbietern; Löschung bei Widerruf.
• Inhalte, die Nutzer frei eingeben (Chats, Dokumente, E-Mails), können sensible Daten enthalten. Der Kunde weist seine Nutzer an, solche Daten nur einzugeben, wenn es für die Aufgabe nötig ist.

Art der Verarbeitung

Speichern, Ordnen, Durchsuchen, Anzeigen, Verändern, Übermitteln an die in Anhang IV genannten Unterauftragsverarbeiter, Erzeugen von Texten und Bildern durch KI-Modelle, Versenden von Benachrichtigungen, Sichern und Löschen.

Zwecke

Bereitstellung der Plattform MyAgents mit den vom Kunden gebuchten KI-Kollegen und Funktionen; Betrieb, Sicherung und Wiederherstellung; Behebung von Störungen und Bearbeitung von Weisungen und Anfragen des Kunden zu seinen Daten. Rückmeldungen, die Nutzer freiwillig an SOLUMiDO senden, verarbeitet SOLUMiDO als eigener Verantwortlicher (Teil A § 5 Abs. 3).

Dauer

Für die Laufzeit des Vertrags über MyAgents und die Fristen nach Teil A § 9.

Verarbeitung durch Unterauftragsverarbeiter

Gegenstand, Art und Dauer je Unterauftragsverarbeiter ergeben sich aus Anhang IV; die Dauer entspricht jeweils der Laufzeit dieses Vertrags.

Anhang III – Technische und organisatorische Maßnahmen

Stand dieser Beschreibung ist der Tag der Fassung dieses Vertrags. SOLUMiDO entwickelt die Maßnahmen weiter; das hier beschriebene Niveau wird dabei nicht unterschritten. Die Gliederung folgt den Beispielen in Anhang III der Standardvertragsklauseln.

Physische Sicherheit der Verarbeitungsorte

• Alle Produktivsysteme laufen in Rechenzentren der Hetzner Online GmbH in Deutschland. Die deutschen Rechenzentren von Hetzner (Nürnberg, Falkenstein) sind nach ISO/IEC 27001:2022 zertifiziert; Zutrittsschutz und Überwachung stellt Hetzner.
• Bildmodelle für Personenbilder werden auf einem eigenen Rechner von SOLUMiDO erzeugt und dort gespeichert. Der Rechner steht in Räumen des Inhabers in Brigachtal (Deutschland), seine Festplatte ist verschlüsselt, er ist von außen nicht erreichbar und holt Aufträge selbst über eine verschlüsselte Verbindung bei der Plattform ab; ein Bildmodell rechnet nur für den Kunden, dem es zugeordnet ist.

Identifizierung und Berechtigung der Nutzer

• Anmeldung über einen eigenen Anmeldedienst (Keycloak, OpenID Connect); Passwörter werden nur dort und nur als Hash gespeichert.
• Schutz gegen Passwort-Raten: nach 5 Fehlversuchen wachsende Sperre bis zu 15 Minuten.
• Sitzungen bleiben bis zu 30 Tage angemeldet; die Plattform prüft laufend, spätestens alle 5 Minuten und bei Sperre, Löschung oder Rechteentzug sofort, ob der Zugang noch besteht.
• Rollen: Verwalter, Mitarbeiter, Betreiber (SOLUMiDO); jede Funktion prüft die Berechtigung auf dem Server.
• Betreiberzugriffe von SOLUMiDO auf Kundendaten nur zur Behebung von Störungen und auf Anfrage des Kunden; Verwaltungsaktionen werden in einem nicht veränderbaren Protokoll festgehalten.

Trennung der Daten verschiedener Kunden

• Jeder Kunde hat ein eigenes Datenbankschema und einen eigenen Suchindex.
• Jede Schnittstelle der Plattform ist mit ihrer Schutzart in einem Register erfasst; ein automatischer Test vergleicht das Register vor jeder Auslieferung mit dem Code und hält die Auslieferung an, wenn eine Schnittstelle fehlt.
• Test- und Entwicklungssysteme sind von den Produktivsystemen getrennt.

Schutz der Daten bei der Übermittlung

• Verbindungen zur Plattform nur verschlüsselt (TLS, Zertifikate von Let’s Encrypt).
• Verwaltungszugänge zu den Servern (SSH) nur über ein verschlüsseltes VPN (WireGuard) und einen Sprungserver; die Server untereinander sind über ein privates Netz des Rechenzentrums verbunden, von außen ist nur der verschlüsselte Eingang erreichbar.
• Sicherheits-Kopfzeilen im Browser (Content-Security-Policy, Schutz gegen Einbetten in fremde Seiten).

Schutz der Daten bei der Speicherung

• Zugangsdaten zu fremden Diensten (E-Mail-Postfächer, Kalender, Nextcloud, soziale Netzwerke) werden mit AES-256-GCM verschlüsselt gespeichert.
• Datensicherungen sind verschlüsselt.
• Datenbanken und Dateiablage liegen auf den Datenträgern der Server derzeit ohne zusätzliche Datenträgerverschlüsselung; der Schutz erfolgt über den Zutrittsschutz des Rechenzentrums und die Zugangsbeschränkungen.
• Dienste der Plattform sind von außen nicht direkt erreichbar, nur über den verschlüsselten Eingang.

Systemkonfiguration und Härtung

• Firewall mit Standardregel „alles gesperrt“, nur benötigte Zugänge offen; Schutz gegen wiederholte Anmeldeversuche am Server; automatische Sicherheitsupdates des Betriebssystems.
• Jede Auslieferung durchläuft automatische Prüfungen: Typprüfung, Tests, Prüfung auf bekannte Sicherheitslücken in Abhängigkeiten, Prüfung auf versehentlich enthaltene Zugangsdaten und personenbezogene Daten im Code.
• Neue Versionen laufen zuerst auf einem getrennten Entwicklungssystem, bevor sie auf das Produktivsystem kommen.

Protokollierung

• Verwaltungsaktionen (zum Beispiel Anlegen, Archivieren, Löschen von Kunden und Nutzern, Datenexporte) werden in einem Protokoll gespeichert, das nachträglich nicht geändert werden kann.
• Fehlerprotokolle werden vor dem Speichern um E-Mail-Adressen, Telefonnummern und Bankverbindungen bereinigt.
• Jede Zustimmung zu Vertragsunterlagen wird mit Zeitpunkt, Person und Prüfsumme des Wortlauts gespeichert.

Verfügbarkeit, Belastbarkeit und Wiederherstellung

• Tägliche verschlüsselte Datensicherung von Datenbanken, Suchindex, Dateien und Konfiguration auf einen getrennten Speicher; aufbewahrt werden 30 tägliche, 4 wöchentliche und 3 monatliche Stände.
• Zusätzlich regelmäßige Offline-Kopie auf zwei getrennte Datenträger, die im Wechsel laufen; einer wird außer Haus verwahrt und alle vier Wochen bis drei Monate getauscht. Ältere Stände sind damit in der Regel nach höchstens sechs Monaten aus allen Sicherungen verschwunden.
• Die Wiederherstellung wird stichprobenartig geprüft; Überwachung der Server im 30-Sekunden-Takt; Begrenzung der Anfragen je Nutzer gegen Überlastung.

Überprüfung der Wirksamkeit

• Regelmäßige Prüfung der Datensicherungen einschließlich Wiederherstellungsprobe, Sicherheitsprüfung aller Schnittstellen vor jeder Auslieferung, Prüfung jeder Änderung durch einen unabhängigen Prüfschritt vor der Freigabe.
• Diese Beschreibung wird bei jeder wesentlichen Änderung der Technik aktualisiert.

Datenminimierung, begrenzte Speicherung, Löschung und Übertragbarkeit

• An KI-Anbieter geht nur, was für die jeweilige Anfrage nötig ist; die Anbieter nutzen die Daten nicht zum Training (Teil A § 5).
• Der Kunde erhält auf Anforderung einen vollständigen Export seiner Daten (AGB § 15); nach Vertragsende gilt Teil A § 9. Beim Löschen eines Kunden werden Datenbankschema, Suchindex und Dateien vollständig entfernt.
• Aufbewahrung und Löschung der Daten des Kunden richten sich nach seinen Weisungen und nach Teil A § 9.

Personal und Organisation

• Zugriff auf Produktivsysteme hat ausschließlich der Inhaber von SOLUMiDO; er ist zur Vertraulichkeit verpflichtet.
• Setzt SOLUMiDO weitere Personen ein, werden sie vorher schriftlich zur Vertraulichkeit verpflichtet und nur so weit berechtigt, wie es ihre Aufgabe erfordert.

Unterstützung des Verantwortlichen (Klauseln 8 und 9)

• Anfragen betroffener Personen, die bei SOLUMiDO eingehen, leitet SOLUMiDO unverzüglich an den Kunden weiter.
• Der Kunde kann Daten in der Plattform selbst einsehen, berichtigen und löschen; einen Export und alles, was nicht selbst möglich ist, erledigt SOLUMiDO auf Weisung.
• Bei Verletzungen gilt Teil A § 8.

Anhang IV – Liste der Unterauftragsverarbeiter

Der Kunde genehmigt folgende Unterauftragsverarbeiter (Klausel 7.7, Teil A § 4):

Keine Unterauftragsverarbeiter, sondern eigene Verantwortliche (nur auf Weisung des Kunden eingeschaltet, Teil A § 6):

• Microsoft Corporation (Grounding with Bing Search) – Web-Recherche der KI-Kollegen: Nur wenn der Firmen-Verwalter die Web-Recherche freigibt und die Person sie einschaltet. Die Suchanfrage verlässt die EU; Microsoft handelt dabei als eigener Verantwortlicher; es gilt das Microsoft Privacy Statement.
• LinkedIn Ireland Unlimited Company – Veröffentlichen von Beiträgen: Nur wenn die Person ihr LinkedIn-Konto verbindet und einen Beitrag veröffentlicht.